Etiske retningslinjer leverandører

Etiske retningslinjer for leverandører beskriver hovedprinsipper for hvordan konsernets leverandører og deres underleverandører skal etterleve krav i gjeldende lover og regler, sentrale FN- og ILO-konvensjoner. Leveranser til TAFJORD skal være forenelig med beskrevne krav. 

Denne policyen gjelder konsernets leverandører og deres underleverandører. 

Forhold til nasjonale lover og regler

Leverandører til TAFJORD skal overholde konsernets etiske retningslinjer for leverandører, internasjonalt anerkjente konvensjoner og relevant nasjonal lovgivning. Leveranser til TAFJORD skal være forenlige med kravene angitt nedenfor. Kravene angir minimumsstandarder. I tilfeller hvor internasjonalt anerkjente konvensjoner og nasjonal lover og reguleringer omhandler samme tema, skal den høyeste standarden alltid gjelde, så langt dette er innenfor gjeldende lands lovgivning.

Miljø og klima

Leverandøren skal overholde relevante nasjonale og internasjonale miljøstandarder. Leverandøren skal ha et ”føre var-prinsipp” knyttet til forurensning, miljørisiko og andre miljø- og klimautfordringer. 

Menneskerettigheter

Leverandøren skal respektere internasjonalt anerkjente menneskerettigheter. Leverandøren skal respektere verdighet, personvern og personlige rettigheter for alle mennesker.

Arbeidsstandarder

Organisasjonsfrihet og retten til kollektive forhandlinger
Leverandøren skal sikre og anerkjenne retten til organisasjonsfrihet, og legge til rette for kollektive forhandlinger hvis en vesentlig del av arbeidstakerne er enig om dette. Leverandøren skal ikke diskriminere representanter for arbeidstakerne eller medlemmer av fagforeninger, men legge til rette for at disse personene har mulighet til å utføre sine funksjoner på arbeidsplassen. 

I de tilfeller hvor organisasjonsfrihet og kollektive lønnsforhandlinger er begrenset av nasjonal lovgivning, skal leverandøren tillate ansatte fritt å velge sine egne representanter innenfor lovgivningen. 

Tvangsarbeid
Leverandøren skal ikke bruke noen form for tvang i forbindelse med ansettelse eller i arbeidsforhold. Leverandøren skal sikre at arbeidsforholdet mellom den ansatte og leverandøren er basert på frivillighet og uten trusler av noen form. 

Leverandøren skal sikre at alle ansatte står fritt til å avslutte arbeidsforholdet etter å ha meddelt leverandøren om dette på rimelig måte. Ansatte skal ikke behøve å deponere penger, identitetspapirer eller lignende i den hensikt å bli ansatt eller opprettholde et ansettelsesforhold.

Barnearbeid
Barn under 18 år skal ikke utføre arbeid som setter helse eller sikkerhet i fare, inkludert nattarbeid. Barn under 15 år eller i skolepliktig alder skal ikke utføre arbeid som kan være til skade for deres utdanning. 

Nyrekruttering av barnearbeidere i strid med ovennevnte er ikke akseptabelt. 

Dersom leverandøren allerede har slikt barnearbeid skal det jobbes for en snarlig utfasing. Det skal samtidig legges til rette for at barna gis mulighet til livsopphold og utdanning inntil barnet ikke lenger er 15 år eller i skolepliktig alder. 

Diskriminering
Leverandøren skal arbeide for å unngå direkte eller indirekte diskriminering basert på etnisk tilhørighet, religion, alder, uførhet, kjønn, ekteskapsstatus, seksuell orientering, fagforeningsmedlemskap eller politisk tilhørighet, og skal fremme likestilling i ansettelsesforhold.

Leverandøren skal ikke tolerere noen form for seksuelt påtrengende, truende, fornærmende eller utnyttende atferd.

Ansettelsesforhold
Leverandøren skal gi godtgjørelser som møter enhver nasjonal lovmessig standard for minimumslønn. Lønnen skal være skriftlig avtalefestet og overføres til de ansatte til avtalt tid.

Leverandøren skal sikre at arbeidstiden ikke er uforholdsmessig lang og at den som et minimum er innenfor rammer satt i relevante lover og regler. Leverandøren skal respektere den individuelle ansattes behov for restitusjon og sikre at alle ansatte har rett til tilfredsstillende ferie med lønn. 

Arbeidsretten og arbeidslovgivningen der produksjonen finner sted skal etterleves. 

Leverandøren skal sikre at lovpålagte arbeidstidsbestemmelser overholdes og at alle ansatte mottar skriftlige ansettelseskontrakter som beskriver ansettelsesforholdet på et språk som den ansatte forstår. 

Helse, arbeidsmiljø og sikkerhet
Leverandøren skal sikre at alle ansatte har et sunt og sikkert arbeidsmiljø i samsvar med internasjonalt anerkjente standarder, lover og regler. Leverandøren skal kontrollere yrkesrisiko og etablere tiltak for å forhindre ulykker og yrkesmessige sykdommer, herunder tegne alle lovpålagte forsikringer. Ved behov skal ansatte bli utstyrt med hensiktsmessig personlig sikkerhetsutstyr og læres opp i bruken av dette. 

Leverandøren skal tilby regelmessig opplæring for å sikre at de ansatte har tilfredsstillende kompetanse knyttet til helse- og sikkerhetsspørsmål. 

Når de ansatte tilbys losji skal leverandøren sikre at dette er rent, sikkert og at det møter de grunnleggende behovene til den ansatte og eventuelt dennes familie.

Ulovlige forretningsmetoder

Korrupsjon og andre ulovlige forretningsmetoder
Leverandøren skal overholde lover og regler knyttet til bestikkelser, korrupsjon, bedrageri og all annen ulovlig forretningsvirksomhet. Leverandøren skal ikke tilby, love eller gi noen form for utilbørlig fordel, tjeneste eller insentiver til offentlige tjenestemenn, internasjonale organisasjoner eller andre tredjeparter i den hensikt å skaffe personlige eller forretningsmessige fordeler. Dette gjelder uansett om denne fordelen blir tilbudt direkte eller indirekte gjennom en mellommann.

Gaver og høflighetsgester
Leverandøren skal ikke, direkte eller indirekte, tilby gaver eller ytelser til TAFJORD sine medarbeidere, representanter for TAFJORD, eller noen nært relatert til disse, som går ut over profilartikler og enkle oppmerksomheter. Høflighetsgester som sosiale begivenheter, måltider eller underholdning kan tilbys hvis det er et forretningsmessig aspekt involvert og kostnaden holdes på et rimelig nivå. 

Utgifter til reise og opphold for TAFJORD sine representanter skal betales av TAFJORD. 

Hvitvasking
Leverandøren skal ta avstand fra alle former for hvitvasking og skal etablere tiltak for å unngå at virksomhetens finansielle transaksjoner benyttes til hvitvasking.

Konkurranse
Leverandøren skal ikke forårsake eller være en del av brudd på konkurranselovgivning, som for eksempel ulovlig samarbeid om prising, ulovlig markedssamarbeid eller annen form for atferd som medfører brudd på konkurranselovgivningen.

Forholdet til underleverandører

Dersom leverandør bruker underleverandører, er leverandør forpliktet til å videreføre og bidra til etterlevelse av disse etiske retningslinjene hos sine underleverandører. 

Roller og ansvar

Leverandør er forpliktet til å etterleve de krav som fremkommer av dette dokument i egen virksomhet, samt bidra til etterlevelse hos den eller de underleverandører som medvirker til oppfyllelse av denne kontrakt. TAFJORD kan kreve dette arbeidet dokumentert innen rimelig tid på følgende måter:

a) Egenerklæring fra leverandør og/eller

b) Oppfølgingssamtaler med TAFJORD og/eller

c) Egen eller uavhengig tredjeparts kontroll av arbeidsforholdene på produksjonssted

TAFJORD forbeholder seg videre retten til å gjennomføre anmeldte eller uanmeldte kontroller på produksjonssted hos leverandør og/eller underleverandør i kontraktsperioden. I tilfelle kontroll plikter leverandør å oppgi navn og kontaktopplysninger på underleverandører. Kontaktopplysninger behandles konfidensielt.

Leverandøren kan selv velge å dokumentere oppfølging av kravene ved adekvat sertifisering av virksomheten. 

Ved brudd på retningslinjene

Brudd på bestemmelsene i dette dokument innebærer kontraktsbrudd. 

Ved kontraktsbrudd plikter leverandøren å rette opp i de påpekte manglene, og/eller pålegge underleverandør å foreta slik retting, innen en tidsfrist som TAFJORD bestemmer. Fristen skal være rimelig sett i forhold til bruddets art. Rettelsene skal dokumenteres skriftlig og på den måten TAFJORD bestemmer. Dersom retting ikke gjennomføres innen fastsatt frist, kan TAFJORD ved alvorlige brudd pålegge stans i arbeidene. 

Ved manglende utbedring innen fristen kan TAFJORD kreve dagbøter, med mindre leverandøren godtgjør at han ikke kan bebreides for kontraktsbruddet. Dagbøter skal settes til 0,1 % av kontraktssummen, med mindre annet er særskilt avtalt i den enkelte kontrakt. Dagbøtene skal samlet ikke overstige 10 % av kontraktssummen.

På samme vilkår kan TAFJORD i tillegg kreve erstatning for det økonomiske tap han har lidt som følge av kontraktsbruddet.

Ved vesentlige brudd på bestemmelsene i dette dokument, kan TAFJORD heve kontrakten. Ved vurdering av om vesentlighetskravet er oppfylt, skal man både se hen til konsernets økonomiske tap og tap av omdømme, eller risiko for slikt tap av omdømme. 

Gjentatte brudd på etiske retningslinjer eller manglende oppfølging etter punkt 5.7 ovenfor, etter at TAFJORD har påpekt forholdene, er alltid å anse som vesentlig kontraktsbrudd.